Les enjeux d’adoption des solutions sont maintenant clairement identifiés dans les projets IT. Les leviers reposent en particulier sur la communication projet et la conduite de changement pour accompagner le déploiement de nouvelles applications.
Nous avons également abordé, dans de précédents articles, l’intérêt de l’identité visuelle des projets IT pour embarquer les utilisateurs et également aligner l’équipe projet. En effet, si l’adoption par les utilisateurs finaux est un gage de succès, la cohésion au sein de l’équipe IT, en amont, autour du projet et de ses objectifs est aussi un autre critère de réussite des projets.
D’autres axes existent ainsi pour renforcer les liens au sein de l’équipe projet, faciliter la collaboration et améliorer l’efficacité !
Pourquoi la cohésion de l’équipe est particulièrement un enjeu dans les projets IT ?
Les projets de développement, ou plus globalement liés à l’IT, vont faire appel à des compétences pluridisciplinaires, qui ont vocation à collaborer. Chaque profil peut venir d’un horizon différent : ce sont des projets souvent multisites, multiservices, multi compétences et avec des impacts sur plusieurs métiers de l’entreprise.
De plus, les méthodes agiles permettent d’organiser des équipes décloisonnées avec des rôles et des prismes précis et variés. Chaque intervenant arrive avec son propre référentiel, et il faut alors bâtir un référentiel commun au projet.
Aligner et renforcer la cohésion au sein de l’équipe est donc un défi !
La démarche DevOps, qui a pour objectif de faire converger les visions Développement et Opérations, illustre bien ce défi de cohésion et d’alignement pour la réussite des projets ! Ops et Dev disposent au départ de prismes, de guidelines et d’un mode de fonctionnement qui leur est propre.
En complément de cette organisation d’équipe, dans les projets IT, plus un problème est identifié tard, plus il aura un impact important. Pour résoudre le même problème, on dépensera 10€ lors de la phase de conception, 50€ lors de la phase de développement et 300€ une fois que le service a été déployé.
Investir dès le lancement du projet sur cet alignement de l’équipe facilite ainsi l’identification des écueils par rapport au cadre commun défini, et les erreurs liées aux frontières entre les périmètres de responsabilités. La cohésion de l’équipe a donc un impact direct sur la performance générale du projet.
Faciliter le déroulement des projets en misant sur la cohésion a un retour sur investissement mesurable dans tous les projets. Ce qui diffère, c’est la manière de l’amener et la méthodologie qui s’adapte selon le dimensionnement du projet.
L’alignement évite par exemple que chacun agisse au service de son propre périmètre d’activité et pense en organisation silotée. Elle permet de décider au quotidien selon les objectifs partagés du projet et la manière dont sa brique va s’intégrer. La performance individuelle est mise au profit de l’atteinte des résultats ciblés, donc de la performance du projet.
Le cas échéant, chaque individu peut être extrêmement performant sans pour autant que le projet atteigne ses objectifs ! La métaphore de la construction d’une maison est parlante : si chaque artisan travaille de son côté sans prendre en compte les personnes qui interviennent en amont et en aval et sans prendre du recul sur le résultat final – la maison – nous aurons peut-être une plomberie parfaite, mais peu de chance que la maison soit bien conçue !
L’alignement garantit de mettre la performance individuelle au profit de la performance de l’équipe et du projet.
La deuxième conséquence, c’est l’ambiance et l’affinité entre les membres de l’équipe. La cohésion a bien évidemment un impact sur la motivation et donc la performance. Cela limite aussi les frictions dans l’équipe et les pertes de temps liées à la résolution des conflits et aux difficultés de fonctionnement causées par des périmètres mal définis.
Quels sont les facteurs clés de succès pour développer cette cohésion d’équipe et faciliter le déroulement des projets IT ?
Tout d’abord, le premier facilitateur repose sur la création et l’appropriation d’un cadre commun. Cela implique de définir un référentiel partagé sur lequel chacun contribue et s’aligne. Ce référentiel va intégrer différentes dimensions : la raison d’être du projet, les périmètres d’intervention et de responsabilité de chacun, les modes de communication, les instances et les méthodes de travail. Il peut aussi définir ce qui en sort : certaines méthodes, valeurs ou mode de fonctionnement que l’équipe ne souhaite pas voir apparaître pendant le projet.
Sa vocation, en plus de clarifier les rôles de chacun, est de faciliter la communication au sein du collectif projet en s’accordant sur des méthodes de communication comme la culture du feedback. Bien sûr, ce cadre porte une importance particulière à préciser les frontières entre les périmètres et les responsabilités qui sont souvent les zones à risque.
Une fois définis et assimilés par tous, la raison d’être et les enjeux du projet doivent être un guide pour chacun afin de faciliter les prises de décision au quotidien.
Le deuxième facteur clé de succès, c’est de créer des opportunités pour se rencontrer, apprendre à se connaître et développer les relations. Ce sont des facilitateurs importants qui permettront de dénouer des crispations et des situations professionnelles difficiles par la suite. Les conflits et désaccords sont toujours présents dans les projets : ce qui est important est de les identifier rapidement, les résoudre et limiter leurs impacts.
Ces deux leviers font d’ailleurs partie de nos convictions chez Inside, dans les projets et également dans l’ADN de notre entreprise. Nous sommes persuadés que ce sont des socles à mettre en place dans toute aventure projet !
Quel est le premier facilitateur que vous conseillez et mettez en place dans les projets que vous accompagnez ?
Les leviers se déclinent d’un côté dans des animations et des démarches en continu comme des ateliers ou des méthodes de conduite de projets et, de l’autre, dans la mise en place de marqueurs de cohésion, par exemple des séminaires.
Si nous accompagnons nos clients sur ces deux dimensions, l’organisation de temps de rencontre et de partage est une mission sur laquelle nous intervenons souvent et qui a un impact important. Ce « temps » s’adapte selon la dimension du projet : budget, taille de l’équipe, criticité et complexité. Sur des projets de petite taille, il pourra être réalisé à distance sur quelques heures, avec des prérequis : implication de tous, caméras activées ou répartition du temps de parole par exemple.
Sur des projets plus importants, il prend souvent la forme d’un événement présentiel, et d’un suivi pendant le déroulé du projet, car l’alignement acquis n’est pas permanent et mérite souvent de recréer des moments dédiés. Dans tous les cas, cet événement s’appuie sur une forte dimension collaborative, et des ateliers de co-construction.
Organiser et animer un événement ne s’invente pas ! Quelle démarche conseilles-tu pour cadrer, préparer et réaliser un séminaire de cohésion d’équipe ?
Au-delà de la réalisation opérationnelle de l’événement, la mission consiste avant tout à atteindre certains objectifs ! La logistique est ainsi une facette mineure. Un événement avec une visée stratégique pour le projet doit donc se construire par étapes.
En amont, le prérequis est de s‘accorder avec le client sur la solution adaptée selon le dimensionnement du projet, et de définir les objectifs à atteindre. Durant cette étape, nous étudions aussi l’état d’esprit de l’équipe, son histoire, les conflits potentiels et les ambassadeurs sur lesquels s’appuyer.
Nous sommes convaincus que ce marqueur doit être mené en amont. Cependant, dans beaucoup de projets, le déclencheur arrive a posteriori lorsque l’équipe prend conscience des difficultés et de la nécessité de s’aligner. Nous nous adaptons ainsi suivant le contexte !
Ensuite, nous travaillons à l’élaboration de différents scénarios en termes de typologie d’événement et de déroulé : durée, découpage de l’événement et objectif de chaque séquence, format, modalités et plan d’animation. Derrière chaque question opérationnelle, il faut remonter à l’objectif : faut-il déjeuner sur le pouce par petits groupes, ou sortir du lieu pour rejoindre un restaurant sur un créneau de deux heures ? Le choix dépend de l’impact souhaité au niveau de l’équipe !
Une fois un scenario validé, nous approfondissons la création de chaque atelier et des supports associés. Tout d’abord en précisant l’objectif de l’atelier, les entrants nécessaires, les livrables en sortie et les contraintes à prendre en compte. Si, par exemple, le but est que les équipes du projet définissent ensemble la comitologie, l’animation et les modalités pour mener l’atelier différeront si le donneur d’ordre considère que toutes les idées sont recevables ou s’il y a des critères spécifiques qui doivent être intégrés.
Le déroulé et le format de l’atelier s’adaptent aussi selon l’impact souhaité sur l’équipe et bien sûr le nombre d’intervenants et leurs personnalités. Un atelier se vit… et se restitue ensuite au reste de l’équipe !
Convertir ces objectifs et ces contraintes en concepts d’ateliers et en techniques d’animation, requiert une expertise et des retours d’expérience variés sur lesquels s’appuyer.
La gestion des éléments logistiques de l’événement s’anticipe aussi à cette étape. Je suis partisane de créer un environnement le plus immersif possible pour permettre aux participants de se connecter vraiment au moment présent.
Une fois les ateliers précisés, nous itérons sur le planning global, en intégrant également des périodes tampons et des icebreakers. Ces derniers permettent de débloquer la parole au début de l’événement et peuvent répondre à des prérequis pour la suite, comme le fait que chacun connaisse le prénom des autres participants. Les études montrent que la prise de parole au tout début d’un séminaire crée un déclic pour s’investir dans la suite. Aller chercher ceux qui ne se sont pas exprimés est donc important pour éviter des blocages.
En amont du jour J, il faut préparer et s’approprier les guidelines d’animations. La fluidité du déroulé, et donc la qualité de l’expérience vécue par les protagonistes, dépend en grande partie d’animateurs ayant de l’aisance, maîtrisant le déroulé et les techniques pour capter et se connecter à son auditoire.
Si la préparation est une clé de réussite, le suivi a posteriori est aussi ce qui permet d’augmenter le retour sur investissement de l’événement. Un écueil des séminaires est souvent que les protagonistes passent un moment agréable et vivent une émulation, avec des idées intéressantes qui jaillissent, sans que celles-ci aboutissent sur des actions concrètes.
C’est pourquoi nous intégrons cette dimension dans notre accompagnement. Nous restitutions une synthèse des éléments clés des ateliers au donneur d’ordre, et nous pouvons ouvrir sur la co-construction d’un plan d’actions opérationnelles. Ce support peut être présenté par la suite aux participants, pour leur partager la road map et valoriser aussi leur investissement durant l’événement. Suivant les besoins, nous pouvons aussi assister la réalisation de cette feuille de route : animation, communication, comitologie… Nous préconisons également des points de rencontre avec le donneur d’ordre trois mois après le séminaire pour faciliter la mise en mouvement.
Pourrais-tu nous partager un retour d’expérience sur l’animation d’un séminaire de cohésion d’équipe IT ?
Bien sûr ! Six mois après la création d’une nouvelle Direction au sein de la DSI d’un de nos clients du secteur bancaire, nous avons été sollicités pour animer deux journées de séminaire visant à faire le bilan de ces 6 mois de RUN et renforcer la cohésion des équipes, d’horizons différents.
Nous les avons accompagnés sur tout le cycle d’organisation : compréhension des enjeux, proposition de déroulé, création d’ateliers collaboratifs, animation et logistique du séminaire, restitution des éléments clés et suivi d’avancement du plan d’actions.
Ce séminaire a permis aux équipes de sortir de leur quotidien et de libérer la parole autour des pistes d’amélioration du fonctionnement de la direction afin d’aboutir à une roadmap opérationnelle co-construite avec tous les participants.
Pour prendre une vision d’ensemble, au sein de notre offre DIVA, spécifiquement centrée sur la communication et la conduite de changement dans les projets et les directions IT, « animer » est un des 4 piliers, avec « séduire », « accompagner » et « mesurer ». Nous intervenons sur la conception de temps d’échange innovants, l’animation d’ateliers collaboratifs et la libération des idées : organisation de workshops et de séminaires, conception d’ateliers sur mesure aussi bien que l’élaboration de journées immersives.
Notre force repose sur la complémentarité entre l’expertise d’animation et le fait d’être également une société de services IT. Nos équipes sont ainsi capables de comprendre les enjeux de vos projets IT, de parler le même langage que vos équipes et de pouvoir faire intervenir des experts IT externes lors des ateliers.
Vous souhaitez échanger avec nos consultants autour de la conception et la mise en place d’une enquête de satisfaction vis-à-vis de votre DSI ?
