Un bureau des projets (Projet Management Office, ou PMO) est une structure de management qui normalise les processus de gouvernance liée aux projets en facilitant le partage des ressources, des méthodes, des outils et des techniques. C’est un département d’entreprise permanent dont l’objectif est de piloter et centraliser tous les projets de l’entreprise. Il ne doit pas être confondu avec le PMO « métier », c’est-à-dire le Project Manager Officer qui peut intégrer le rôle de « PMO programme » et le rôle de « PMO de direction ».
David, consultant en transformation digitale et PMO transverse, nous explique en détail le rôle-clé que peut jouer ce bureau dans la gouvernance des projets, et plus généralement de l’organisation elle-même.
Peux-tu nous dire ce qu’est un PMO au sens bureau de projet ?
Le PMO en tant que bureau est un service transverse de l’organisation. Il est composé d’une équipe en charge d’établir, de mettre en œuvre, d’harmoniser et de pérenniser les bonnes pratiques de gestion de projet. Il est focus sur tous les projets d’une organisation, et vise à d’un cadre de travail harmonisé. Le Project Management Office s’assure ainsi que tous les collaborateurs partagent le même vocabulaire, et que les interactions se passent au mieux. Il est donc le garant de la méthodologie.
Le PMO a également pour mission la disposition de chefs de projets auprès des autres domaines de l’organisation. Cela permet d’avoir des ressources toujours formées aux processus intervenant dans les bonnes phases.
Pour aller plus loin, nous pensons chez Inside que :
- Le PMO aide à la décision à travers des indicateurs et/ou de ses convictions. Il ne prend pas lui-même les décisions impactant les projets.
- Il doit être force de challenge et de proposition.
- Par son positionnement transverse, il doit amener de la structure et de la méthode (créations de templates, support de copil, CR…) afin d’optimiser la collecte et le traitement de nombreuses informations.
Pourquoi mettre en place un bureau de projet ?
Un tel bureau prend tout son sens dès lors qu’une organisation mène de front plusieurs projets, même pour des structures de taille moyenne, avec un delivery régulier. En normalisant les méthodes, il permet ainsi d’avoir une visibilité sur tous les projets à un instant T et notamment les dépendances entre ces projets. Ce faisant, il va amener des boucles d’amélioration continue, mesurer l’efficacité et supporter la conduite de changement.
Les activités prépondérantes du Project Management Office sont les suivantes :
- Le pilotage de chantiers/ projets par la méthodologie.
- Le reporting budgétaire.
- La gestion de la Capacité à Faire (CAF) et la réalisation de plan de charge.
- Le reporting permettant de piloter le scope/la direction.
- L’aide à la décision.
- De challenger les sujets.
Comment se structure un Project Management Office ?
Logiquement, la structure d’un bureau de projet peut varier d’une entreprise à l’autre, en fonction de sa taille, de son périmètre et de sa maturité. Mais il existe des piliers de services communs, comme le contrôle pur de la méthodologie (avec par exemple le dossier d’architecture, le dossier des spécifications, le dossier des tests unitaires…), et l’accompagnement (voir le coaching) des chefs de projet les plus « juniors ».
En fonction du périmètre, un PMO en tant que bureau peut être complété de PMO métiers pour s’assurer d’avoir une vision à 360° de la politique de projet, à la fois méthodologique et opérationnelle (référentiel unique, accompagnement, reporting et budget). Côté métier, il y a deux distinctions possibles : PMO programme et PMO de direction.
- PMO Programme: il apporte une aide transverse au pilotage à un responsable de programme / de portefeuille projets. Il va généralement faire le lien avec des responsables de chantiers / projets pour obtenir l’avancement de leurs activités respectives et en faire la synthèse afin de produire des reportings clairs et avec le bon niveau d’information attendu sur le delivery et le budget.
- PMO de direction: il apporte une aide au pilotage au responsable d’une équipe / direction.
En ce sens il suit l’avancement des contributions de son équipe / sa direction sur les différents chantiers / projets sur lesquels elle intervient. Il est notamment impliqué sur la réalisation des plans de charge, sur le suivi budgétaire et plus globalement sur la création d’outils et d’indicateurs transverses et synthétiques permettant de suivre l’activité de l’équipe / la direction.
Quels sont tes conseils pour réussir la mise en place d’un PMO ?
Un bureau des projets représente avant tout une structure organisationnelle, et les qualités humaines sont prépondérantes. A mon sens, un Project Management Office doit être en mesure d’apporter les éléments suivants à son organisation :
- Être force de persuasion (faire des demandes à des personnes avec qui nous n’avons pas de lien hiérarchique).
- Savoir prendre du recul / Rendre une situation/sujet complexe simple. Savoir vulgariser.
- Savoir aussi rentrer dans les détails si besoin. Passer d’une vision macro à micro.
- Savoir communiquer
- Cultiver l’honnêteté intellectuelle et l’objectivité absolue – être objectif lorsqu’on présente un chiffre par exemple.
- Être adaptable : les enjeux et les interlocuteurs changent souvent
- Avoir un esprit critique et être capable de proposer des solutions.
- Comprendre et assimiler l’écosystème dans lequel le PMO évolue.
Enfin, si les grandes structures ont toutes conscience de l’importance d’un tel bureau, je conseille de bien communiquer avec les organisations les plus modestes sur ce qui peut se passer en l’absence d’un PMO : sans aucune méthode commune ni process clairement définies (oublie de phase d’un projet, manque de traçabilité, pas de gestion de risques), l’organisation s’expose mécaniquement à des risques. Si la direction n’a aucune visibilité réelle sur ces projets, elle ne peut rien décider car elle ne peut s’appuyer sur aucun élément concret.
Quel que soit votre maturité sur ces enjeux, Inside peut vous accompagner à la mise en œuvre de votre bureau de projet, qu’il s’agisse d’accompagnement sous forme de coaching jusqu’au Project Manager Officer.
Echangeons autour de vos pratiques et de la mise en place d »un bureau de projets !